Cerințe^
Cerințele sistemului depind de sistemul dv. de operare și de cantitatea de informații pe care doriți sa o procesati.
Instalarea aplicației^
Rularea aplicației de instalare^
Dacă sunteți în posesia unui CD PbxTools PhoneJournal, introduceți-l în unitatea CD-ROM a calculatorului. Din fereastra autorun selectați “Install application”, sau deschide-ți “My Computer”, selectați unitatea CD-ROM cu butonul – dreapta al mouseului, alegeți din meniu opțiunea “Browse”, deschideți directorul PbxTools și lansați în execuție aplicația setup_pbxtools.exe.
Dacă nu sunteți în posesia unui kit de instalare, îl puteți descărca de la pbxtools.com/download. Dimensiunea kit-ului nu depășește 2MB și este identic cu cel de pe CD. Componentele sistemului de operare necesare aplicației nu sunt incluse în kit-ul de instalare ce poate fi descărcat de pe web site-ul nostru. Programul de instalare va încerca să le descarce de pe internet în cazul în care acestea nu sunt găsite în directorul de actualizări.
Această primă fereastră este fereastra de selectare a limbii pentru programul de instalare. Odată selectată limba preferată programul de instalare o va memora și nu va mai mai cere reintroducerea limbii. Limba folosită în programul de instalare poate fi diferită de limba folosită de aplicație.
După încheierea instalării aplicației, din secțiunea Opțiuni a meniului se poate alege limba dorită pentru aplicație. Există posibilitatea ca limba să fie schimbată după instalare din interfața utilizator a aplicației. Recomandăm folosirea limbii engleze pentru a putea beneficia mai ușor de suport tehnic din partea noastră.
Următoarea fereastră afișează termenii licențierii. Vă rugăm să citiți cu atenție deoarece reprezintă contractul care vă dă dreptul să folosiți aplicația. Odată ce apăsați butonul “De Acord” contractul va fi considerat valid. Dacă nu sunteți de acord cu termenii licențierii, nu instalați aplicația și contactați-ne pentru mai multe informații.
Următorii doi parametri sunt foarte importanți pentru a configura aplicația să recunoască convorbirile. Se va scrie Codul țării fără +, 0 sau 00. De exemplu USA utilizează Codul de țară 1, Franța utilizează 33, România utilizează 40.
Codul Regiunii va fi scris fără prefix.
În fereastra Componente se va selecta tipul de instalare dorit.
Instalare completă^
Acest tip de instalare este recomandat dacă se dorește instalarea aplicației de monitorizare (conexiunea la centrala telefonică) și a aplicației principale (PhoneJournal) pe același calculator.
Instalare cu monitorizare la distanță^
Se recomandă folosirea acestui tip de instalare dacă se dorește instalare aplicației PhoneJournal cât și a bazei de date pe acest calculator și captarea datelor se va face cu un alt calculator aflat în rețeaua locală. Se recomandă ca această instalare să fie făcută după instalarea aplicației de monitorizare (PbxMon) pe calculatorul din rețea.
Instalare PbxMonitor^
Această opțiune va instala doar aplicația de monitorizare (conexiunea cu centrala telefonică) pe acest calculator. Aplicația va capta, prelucra și stoca datele pentru PhoneJournal. După instalare este necesar să se partajeze directorul PbxTools cu permisiuni de scriere/citire pentru a permite accesul aplicației PhoneJournal la datele capturate de PbxMon.
Instalare cu stație în rețea^
Această opțiune instalează o copie a aplicației PhoneJournal care se conectează la o bază de date aflată pe unul din calculatoarele din rețea. Această copie nu va primi convorbiri și va servi doar la generarea rapoartelor.
Instalare personalizată (Ne-standard)^
Această opțiune permite alegerea manuală a componentelor ce se doresc a fi instalate.
În această pagină se poate selecta directorul unde se dorește instalarea aplicației. Se recomandă utilizarea locației implicite.
Următorul mesaj va apare dacă programul de instalare detectează o bază de date de tarife existentă pe calculatorul pe care se face instalarea aplicației. Este recomandat să se răspundă cu Yes dacă nu există tarife personalizate editate cu ajutorul editorului de tarife.
Configurare PhoneJournal^
Se rulează aplicația accesând Start Menu ‣ Programs ‣ PbxTools ‣ PhoneJournal. La fiecare rulare a aplicației va apare fereastra Login. Contul implicit de administrator este admin și parola implicită este blank (nici o parolă). În concluzie, dacă se rulează PhoneJournal pentru prima dată apăsați butonul OK.
În meniul Opțiuni selectați Setări convorbiri ‣ Rețele. Aici sunt listați toți operatorii de telefonie suportați de aplicație. Dacă există operatori care nu necesită formarea prefixului pentru numere locale este necesar să se scrie prefixele locale separate de virgule. Această opțiune este foarte importantă deoarece aplicația folosește aceste informații pentru a determina numărul de telefon complet.
Exemplu: Se utilizează Cod țară 40 și Cod regiune 21 (România – București). În acest caz se folosește operatorul de telefonie RomTelecom și 21 pentru prefixul local. Deci dacă se formează 12345678 aplicația va ști că numărul complet este +40 (21) 12345678 și că prefixul 21 este local și va folosi tariful local pentru convorbirea aferentă acestui număr de telefon. Dacă prefixele locale nu sunt introduse corect aplicația nu va diferenția convorbirile locale (numere de telefon formate fără prefixul regiunii) de convorbirile interurbane.
La pasul următor, se vor configura corespunzător operatorii de telefonie pentru fiecare linie externă utilizată de către centrala Dv. telefonică. Această opțiune poate fi accesată selectând din meniu Linii externe. Numărul de linii externe care pot fi configurate este dependent de licența achiziționată. Pentru fiecare linie externă va fi trecut numărul (numărul raportat de centrala telefonică), operatorul de telefonie și metoda utilizată la calcularea costurilor. Se vor folosi impulsuri numai dacă operatorul Dv. de telefonie trimite pe linia telefonică impulsuri taxabile. Altfel, aplicația va taxa convorbirile în funcție de durata lor. Dacă nu se selectează un operator de telefonie pentru o linie telefonică, convorbirile pentru acea linie vor fi înregistrate cu cost zero.
Se va alege deviza implicită. Pentru aceasta se va selecta Curs Valutar din meniul Opțiuni. Nu uitați să reactualizați rata de schimb.
PbxMon – configurare aplicație de monitorizare^
Aplicația de monitorizare va porni automat după repornirea sistemului. Dacă aplicația de monitorizare rulează poate fi văzută în System Tray lângă ceas. Pentru a o configura se apasă butonul – dreapta al mouseului când cursorul acestuia se află deasupra iconiței simbolizând un telefon și se alege din meniu Opțiuni.
Pentru a configura parametrii de comunicare este necesară cunoașterea modelului de centrală telefonică de care dispuneți, precum și modul în care aceasta este programată să trimită date pe portul serial.
Acest document nu conține informații despre cum se configurează centrala telefonică pentru a comunica cu calculatorul. Cel mai probabil firma care vă oferă suport tehnic pentru centrala telefonică vă poate asista în această problemă. Atenție! configurările din această fereastră trebuie sa corespundă configurărilor din centrala telefonică pentru a permite aplicației să funcționeze corespunzător.
În urma alegerii corecte a configurației se activează opțiunea “Activare monitorizare” și se apasă butonul “Salvare”. Dacă această opțiune nu este activată aplicația nu va comunica cu centrala telefonică.
Odată ce monitorizarea a fost activată, se va vedea un cerculeț roșu sau verde lângă iconița aplicației din System Tray atunci când aplicația primește date de la centrala telefonică. Dacă cerculețul este verde aplicația a primit de la centrala telefonică datele unei convorbiri valide, altfel cerculețul roșu simbolizează date primite de la centrala telefonică într-un format necunoscut.
Importarea primelor convorbiri utilizând aplicația^
După încheierea pașilor de mai sus, la pornirea aplicației vor fi recepționate date despre convorbiri. Dacă aplicația rulează și PbxMon rulează pe același calculator datele aferente convorbirilor noi vor putea si văzute în timp real în lista de convorbiri, la importarea acestora de la centrală. Dacă au fost parcurși toți pașii de mai sus și tot nu se primesc date, vă rugăm consultați secțiunea Rezolvarea unor probleme din manual.
Dezinstalare aplicație^
Pentru a dezinstala aplicația trebuie să închideți PbxMon din “system tray” – clic dreapta pe iconiță ‣ Exit. Apoi puteți accesa aplicația de dezinstalare din Control Panel ‣ Add/Remove Programs sau din Start Menu ‣ Programs ‣ PbxTools ‣ Uninstall.
Folosirea aplicatiei PhoneJournal^
Convorbiri^
După ce porniți aplicația veți vedea fereastra principală. În partea stânga a ferestrei există o afișare arborescentă a principalelor secțiuni ale aplicației. Dacă selectați ramura Convorbiri, veți vedea în panoul din drepta lista de convorbiri. Apăsând butonul stâng al mouseului pe
Convorbirile raportate se găsesc cumulate sub ramura Convorbiri. Sunt disponibile cel puțin 10 tipuri de rapoarte. Dacă este selectat un tip de raport, aplicația va calcula în timp real statisticile și le va afișa în panoul din dreapta. Dacă se dorește modificarea utilizatorilor, a grupurilor și a drepturilor de acces, se poate selecta ramura Securitate. Ramura Jurnal conține informații despre operațiile de intrare și ieșire din program precum și alte avertismente și erori intâlnite de aplicație. Selectând ramura Contacte aveți acces la secțiunea de contacte.
Filtru^
Această secțiune explică folosirea capabilității de filtrare. Trebuie știut că apăsarea butonului Reset va șterge toate opțiunile de filtrare care au fost selectate anterior. Câmpurile goale nu au nici un efect asupra filtrării.
Interioarele, Departamentele, Liniile externe, Conturile, Clienții și Dosarele client sunt afișate în funcție de configurarea din Opțiuni ‣ Setări convorbiri. Pentru a se putea filtra după aceste câmpuri, acestea trebuie adăugate în secțiunea de Setări convorbiri.
Există posibilitatea ascunderii numerelor speciale dacă se dorește acest lucru. Pentru aceasta, în secțiunea Convorbiri, în panoul din dreapta se apasă butonul – dreapta al mouseului când cursorul este deasupra convorbirii ce se dorește a fi ascunsă, selectându-se din meniu “Filtrează numerele selectate”. Numerele selectate vor fi marcate ca ascunse și se pot genera rapoarte excluzând aceste numere, activând opțiunea de filtrare corespunzătoare în fereastra de filtrare.
Dacă se dorește doar vizualizarea apelurilor internaționale se scrie 00 în câmpul aferent numărului. Dacă se dorește doar selectarea unor numere pe baza formatului numărului se poate scrie acel format în câmpul aferent numărului.
Contacte^
Această secțiune permite adăugarea, înlăturarea sau ștergerea contactelor. Pentru a se edita un contact se apasă de două ori consecutiv pe butonul mouseului când cursorul este poziționat pe contactul ce se dorește a fi editat. Cel mai important element în fereastra Contacte este câmpul Numere de telefon. În acest câmp pot fi adăugate mai mult decât un singur număr de telefon. Pentru aceste numere se folosește forma canonică: “+Cod țară (Cod Regiune) număr”. Dacă nu se folosește acest format aplicația va formata numărul pe baza codului de țară și a codului de regiune implicite, introduse în secțiunea Configurație. Numerele de telefon se vor separa cu “;” sau vor fi scrise pe linii diferite. Se pot adăuga comentarii în interiorul listei de numere; aplicația le va ignora și va recunoaște automat numerele.
Câmpurile dezactivate nu pot fi utilizate datorită limitărilor licenței pe care o aveți sau datorită faptului că acea funcționalitate nu a fost încă implementată.
Căutare contacte^
Secțiunea Căutare contacte este foarte elaborată deoarece permite atât căutarea contactelor în baza de date internă, cât și căutarea într-o bază de date externă (carte de telefoane). Dacă un contact este găsit în baza de date externă aplicația va afișa acel contact cu o iconiță verde și va permite editarea și adăugarea lui în baza de date internă.
Apăsând butonul HTML veți putea exporta rezultatele căutării în format HTML.
Se recomandă folosirea opțiunii de căutare în text numai în cazul în care aceasta este absolut necesară. Este o operație foarte lentă și poate duce la blocarea temporară a aplicației.
Securitate^
Acest capitol explică cum poate fi limitat accesul utilizatorilor la aplicație. Este necesar ca utilizatorii să fie membri ai cel puțin unui grup. Drepturile de acces sunt configurate pentru grupuri, nu pentru utilizatori. Utilizatorii obișnuiți pot interoga baza de date, în timp ce administratorii o pot modifica, reseta sau pot asigna drepturi altor utilizatori.
Utilizatori^
Grupuri^
Secțiunea Grupuri se utilizează pentru definirea drepturilor grupului selectat. Perioada de valabilitate a parolei este măsurată în zile. Din secțiunea Membri pot fi adăugați sau pot fi scoși utilizatori din grupul curent. Atenție la grupul administrator și la utilizatorul administrator deoarece se poate bloca foarte ușor accesul în program dacă aceste conturi sunt șterse. Dacă s-a întâmplat ca aceste conturi să fie șterse, este necesar să contactați suportul tehnic pentru a debloca aplicația.
Jurnal^
Opțiuni^
Devize^
Această fereastră poate fi folosită pentru a se modifica ratele de schimb pentru devize și pentru selectarea devizei implicite care se dorește a fi folosită. Toate costurile vor fi convertite în deviza implicită pentru câmpurile “Preț” și “Cost ref”. În baza de date costurile sunt stocate în deviza originală – corespunzătoare fiecărui operator de telefonie – cât și în cea implicită. Este posibilă calcularea totalului numai pentru coloane care utilizează deviza implicită. Dacă deviza care se dorește a fi utilizată nu este listată în această fereastră, poate fi înlocuită una din devizele nefolositoare cu una nouă, care să fie de folos în aplicație.
Configurare^
Fereastra de configurare poate fi deschisă selectând Opțiuni ‣ Configurație. Câmpul Nume nu poate fi modificat, acesta conținând numele proprietarului licenței. Restul câmpurilor sunt utilizate în generarea rapoartelor și se completează cu datele deținătorului licenței.
Taxa pe valoare adăugată (TVA) și Adaos sunt utilizate pentru a se calcula prețul convorbirilor pe baza costurilor, configurarea acestor câmpuri fiind importantă. Costul nu include TVA și Adaos. Adaosul este cantitatea care se dorește a fi adăugata costului – profitul.
În secțiunea “Interfață” se poate personaliza interfața utilizator a aplicației și felul în care această interfață va funcționa. Un câmp important în această secțiune este Numărul implicit de zecimale afișate.
Exemple: Numărul implicit de zecimale afișate = 0, Număr de zecimale afișate pentru valori sub 100 = 2. Dacă sunt utilizate aceste valori, aplicația va afișa costurile și prețurile în acest fel: 202.34 USD va fi afișat ca “202 USD” și 1.2433 USD va fi afișat ca “1.24 USD”.
Setări convorbiri^
Această secțiune explică configurări importante pentru înregistrarea și raportarea convorbirilor.
Opțiuni^
Opțiunea “șterge înregistrările mai vechi de … zile” va instrui aplicația să șteargă la lansare în execuție, toate convorbirile mai vechi decât numărul de zile specificat aici.
Opțiunea Caută număr în cartea de telefoane va activa căutarea automată a numelor în cartea de telefoane – baza de date externă – (phonebook.mdb) după numărul de telefon, pentru convorbirile inregistrate.
Dacă se activează opțiunea “Ignoră apelurile mai scurte de … secunde.” aplicația nu va calcula costurile pentru convorbirile care satisfac acest criteriu.
Următoarea opțiune va scade din durata convorbirii raportată de centrala telefonică secundele netaxabile. Activarea acestei opțiuni va duce la modificarea datelor primite de la centrală.
Dacă se dorește personalizarea aplicației este posibilă redenumirea Interiorului, Departamentului, Clientului și Dosarului client conform cu preferințele utilizatorului. De exemplu dacă se folosește aplicația într-un hotel, este posibil să se dorească redenumirea Interiorului, punându-se in locul acestuia numărul camerei aferente. Valorile acestor câmpuri sunt utilizate in toate rapoartele tipărite.
Interioare^
Pentru a face posibilă filtrarea după interior trebuie adăugate toate interioarele în această fereastră. Toate interioarele trebuie să conțină o descriere. Numărul interiorului și numele sunt opționale.
Vă rugăm să acordați atenție editării numelui departamentului deoarece trebuie folosite aceleași tipuri de caractere – majuscule sau litere mici (“Departamentul A” și “departamentul a” sunt considerate departamente diferite).
Pentru a se modifica un câmp se selectează înregistrarea și se modifică textul corespunzător. Dacă se dorește adăugarea unor înregistrări noi, mai întâi trebuie deselectată linia curentă, editat câmpul dorit și apoi apăsat butonul “+”.
Pentru ștergerea unei înregistrări aceasta trebuie selectată și apoi apăsat butonul “-”.
Linii externe^
În această fereastră se selectează rețeaua de telefonie la care fiecare linie externă din centrala telefonică este conectată. Dacă nu este asignată fiecare linie, aplicația va încerca să facă asignarea automat odată cu primirea convorbirilor de la centrală.
Rețele^
În această fereastră pot fi introduse prefixele implicite pentru rețelele de telefonie la care sunteți abonat. Prefixul implicit este prefixul care nu este necesar să fie format înaintea numerelor de telefon locale. Unele rețele folosesc aceste prefixe iar dacă nu sunt introduse, aplicația nu va putea să distingă între numerele locale și cele interurbane.
Atenție! Prefixele trebuie introduse FĂRĂ zerourile ce le preced în mod normal.
Conturi^
Editarea datelor din această fereastră este similară cu cea din fereastra Interioare. Diferențele constau în faptul că puteți folosi și definiții de genul 1234?? pentru a valida toate conturile de la 123400 până la 123499.
Clienți^
Editarea datelor din această fereastră se face similar cu editarea datelor din fereastra Conturi, diferența constând în faptul că aici nu este definit contul, este definit clientul. Dosarul este atașat clientului. Aceasta opțiune funcționează ca departament pentru Client. Se recomandă includerea numelui clientului în numele Dosarului.
Activarea licenței^
Fereastra de activare a licenței poate fi accesată utilizând Asistență ‣ Modificare Licență…. În această fereastră trebuie introdus codul de activare obținut de pe situl web de înregistrare.
Această fereastră este de-asemenea utilizată pentru actualizarea licenței. Actualizarea funcționează similar cu procesul de înregistrare.
După apăsarea legăturii “Obține codul de activare de pe internet”, navigatorul se va deschide cu pagina de înregistrare. Vă rugăm să completați cu atenție datele deoarece ulterior nu veți mai avea posibilitatea să modificați aceste date.
Toate notificările cu privire la actualizări vor fi trimise la adresa de e-mail înregistrată.
Numărul serial trebuie scris sub forma XXXX-XXXX-XXX. Acest număr serial identifică licența dumneavoastră și trebuie obținut de la firma care vă vinde produsul.
Atenție: o dată înregistrată o licență pentru o adresă de email nu veți avea posibilitatea de a mai activa produsul sau a face modificări asupra licenței decât dacă aveți acces la acea adresă de email. Singura metodă de schimbarea a adresei de email este de a utiliza formularul online și de a confirma mesajul de schimbare primit la adresa veche. Acest sistem vă protejează împotriva utilizării licenței de către persoane neautorizate.
Rezolvarea problemelor
Acest capitol este conceput astfel încât să rezolve cele mai obișnuite probleme întâlnite de utilizatori. Vă rugăm să citiți cu atenție și veți putea rezolva majoritatea problemelor fără a fi nevoie să contactați suportul tehnic.
Mesaje de eroare la rularea aplicației^
Secvența de colaționare selectată nu este suportată^
Această eroare apare atunci când
International Support
nu este instalat pentru sistemul de operare sau nu funcționează corespunzător. Vă rugăm consultați articolul Q202150 din Microsoft Knowledge Base.
Probleme de comunicație de date^
Nu se primesc date de la centrala telefonică^
Verificați următoarele elemente (în ordine descrescătoare a ponderii și probabilității de apariție a acestora):
-
Cablul serial se conectează între calculator și centrala telefonică. Mufa trebuie fixată corespunzător în porturile seriale de la ambele capete.
-
Aplicația de monitorizare nu rulează.
-
Configurările aplicației de monitorizare nu sunt corecte, inclusiv secțiunile Activare monitorizare și Flow control. Majoritatea centralelor telefonice folosesc Hardware Flow control.
-
Aplicația trebuie înregistrată (activată). Dacă aplicația rulează în demo mode nu se vor putea înregistra date.
-
Configurările de la centrala telefonică, inclusiv baud rate, biți de start și stop, sunt identice cu configurările din aplicația PbxMon.
De la centrala telefonică se primesc date într-un format necunoscut^
Se deschide mai întâi fișierul monitor.port utilizând o aplicație de vizualizare a fișierelor de tip text și se verifică dacă acesta conține informații valide. Dacă aplicația PbxMon nu suportă modelul Dv. de centrală telefonică vă rugăm să trimiteți fișierul monitor.port departamentului nostru de suport tehnic cu informații despre tipul și modelul Dv. de centrală telefonică pentru a adăuga suportul necesar pentru aceasta. Asemenea cereri sunt în general rezolvate în maxim 24 de ore.
Date aferente unor convorbiri nu sunt înregistrate de către aplicație^
Pentru început se rulează PhoneJournal și se verifică directorul Jurnal. Dacă în jurnal există înregistrări conform cărora convorbirile primite pe o linie externă nu au fost înregistrate deoarece numărul total de linii externe a fost depășit, va rugăm contactați departamentul nostru de vânzări în vederea reactualizării licenței. Dacă nu există astfel de erori în Jurnal, se va verifica fișierul pbxmon_invalid.log; dacă acest fișier conține datele aferente convorbirilor care nu au fost înregistrate înseamnă ca motorul de procesare nu le recunoaște ca date de convorbiri valide. Aceasta se poate întâmpla dacă există erori la comunicarea de date dintre calculator și centrala telefonică sau dacă în aplicația PbxMon există doar suport parțial pentru acest tip de centrală telefonică. Dacă nu există erori în Jurnal, vă rugăm trimiteți fișierul monitor.port departamentului nostru de suport tehnic, menționându-se tipul/modelul centralei telefonice și o listă a convorbirilor care nu au fost înregistrate. O convorbire poate fi identificată în mod unic de numărul de telefon format, dată, oră și linia externă folosită.
Modelul centralei telefonice nu apare în lista de centrale telefonice^
Dacă centrala Dv. telefonică nu este listată în aplicație, va trebui să ne trimiteți date captate cu PbxMon. Datele captate cu PbxMon sunt stocate în fișierul numit monitor.port care se află în directorul aplicației, de obicei C:\Program Files\PbxTools\. Asemenea cereri sunt în general rezolvate într-un interval de timp de maxim 24 ore.
Probleme de tarifare^
Convorbirile înregistrate au cost zero^
Verificați dacă a fost selectat operatorul de telefonie corespunzător pentru linia externă folosită pentru efectuarea convorbirii. Această opțiune se configurează în Opțiuni ‣ Setări Convorbiri ‣ Linii externe. Se va verifica în aceeași fereastră, dacă aplicația folosește impulsuri sau durata convorbirilor pentru calcularea costurilor.
Costurile convorbirilor nu sunt corecte.^
În acest caz trebuie verificat dacă selecția făcută pentru linie este corectă și dacă prefixele locale sunt introduse în Opțiuni ‣ Setări Convorbiri ‣ Rețele.
Securitate acces^
Acces restricționat la PbxMon^
Există posibilitatea restricționării cu parolă a accesului la configurările PbxMon. Pentru aceasta, se accesează PbxMon ‣ Opțiuni ‣ Parolă. Dacă se dorește o protecție sporită, aplicația poate fi rulată în Modul ascuns, mod în care este înlăturată iconița din System Tray. Modul ascuns se activează din fereastra Opțiuni.